Dataskyddspolicy

Syfte
Denna dataskyddspolicy förklarar hur Hjorthundklubben samlar in och använder dina personuppgifter. Den beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande. Du har bland annat rätt att få veta:
• Varför vi behöver spara dina personuppgifter.
• Vilken laglig grund vi har för behandling av dina uppgifter.
• Hur länge personuppgifterna kommer att sparas innan de raderas.
Om du har frågor kring hur vi behandlar personuppgifter kan du alltid kontakta Hjorthundklubben på Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den..

Bakgrund
Inom Hjorthundklubben behandlar vi personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig som medlem.

Vi behöver också behandla dina personuppgifter för att administrera, tillhandahålla, utveckla och underhålla våra tjänster såsom medlemsadministration, medlemstidning, medlemsmatrikel, information och arkivering.

Vår utgångspunkt är att vi inte ska behandla fler personuppgifter än vad som behövs för att fullfölja våra förpliktelser och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna när så är möjligt.

Svenska Kennelklubben (SKK) administrerar ditt medlemskap i klubben. Hjorthundklubben överlämnar information till SKK om förtroendevalda etc. SKK behandlar de personuppgifter som har tillförts klubben i enlighet med nedanstående beskrivning.

Insamling och behandling av personuppgifter
Klubben samlar in och behandlar dina personuppgifter endast om det är tillåtet enligt lag. Insamling och behandling sker vanligtvis i samband med klubbens olika aktiviteter, till exempel tävlingar. I de flesta fall fyller du själv i dina personuppgifter som vi efterfrågar via olika typer av anmälningsformulär. De uppgifter som du lämnar eller som vi efterfrågar är de uppgifter som lagras.

När det enligt lag krävs att samtycke inhämtas för behandling av vissa slags personuppgifter eller för vissa former av behandling, kommer samtycke inhämtas från dig innan behandling sker. Det gör vi genom att låta dig lämna uttryckligt samtycke. Ett exempel är den information vi lämnar i medlemsmatrikeln - där vi tar in uppgifter om dig endast om du uttryckligen lämnat ditt samtycke.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag.

Tänk på att återkallelse av samtycke kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har i förhållande till dig.

Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi behandlar endast personuppgifter när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och lag eller som är relevanta för de ändamål som beskrivs i denna dataskyddspolicy. Nedan följer exempel på personuppgifterna vi behandlar:
• Namn
• Adress
• E-postadress
• Telefonnummer
• Personnummer
• Fotografier
• Uppgifter den registrerade självmant och frivilligt uppger
• Information om dina hjorthundar.

Ändamål för vilka vi behandlar dina personuppgifter
Klubben behandlar dina personuppgifter för att:
• Fullfölja våra förpliktelser mot dig enligt avtal och lag eller som är relevanta när du deltar i någon av våra aktiviteter.
• Administrera, tillhandahålla, utveckla och underhålla våra tjänster
• Bearbeta dina bokningar och beställningar av våra tjänster
• Kunna kontakta dig via t.ex. e-post, telefon, SMS eller andra mobila eller digitala applikationer för att ge dig information om någon av de aktiviteter och tjänster vi erbjuder.
• Medverka till forskning om avel och hälsa.
• Kunna diagnostisera fel, optimera tekniken och kunna kontakta dig i händelse av problem med utförandet av våra tjänster
• Öka upplevelse av våra tjänster och marknadsföra tjänster

Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?
Vi utarbetar löpande rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast de personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.

När lämnar vi ut personuppgifter?
Vår utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part upprättar vi sekretessavtal samt säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.

Var lagras och hur överförs dina personuppgifter?
Vi lagrar personuppgifter på våra datorer, i molntjänster, och i fysiska arkiv. De lagrade uppgifterna kan nås av styrelsemedlemmar och behöriga personer.

Hur länge sparas mina personuppgifter?
Klubben lagrar dina uppgifter så länge din personpost har någon typ av koppling i klubbens register. Lagringstiden varierar. En person utan andra kopplingar än tidigare medlemskap raderas senast tre år efter att medlemskapet upphörde. Personuppgifter i styrelseprotokoll raderas inte då protokollen sparas för alltid av historiska skäl. Övriga personuppgifter sparas under olika tid beroende på uppgiften. Bokföringsmaterial sparas exempelvis sju år i enlighet med reglerna i Bokföringslagen.

Ändra, radera och granska dina personuppgifter
Dina personuppgifter som medlem administreras av Svenska kennelklubben som överför medlemslistor till Hjorthundklubben. Om dina personuppgifter ändras, vänligen informera SKK om detta genom att använda särskilt medlemsformulär som du hittar länk till här. 

Hjorthundklubben kommer att, på din begäran eller när vi upptäcker det, korrigera eller radera felaktig eller ofullständig information. Du har även rätt att få ett utdrag som visar vilka personuppgifter om dig som behandlas.

Begäran om ett sådant utdrag ska göras skriftligt till oss och ska vara egenhändigt undertecknad av dig samt innehålla uppgift om ditt namn, postadress, telefonnummer, e-postadress (som använts i kommunikation med oss).

Om du är missnöjd med vår behandling av personuppgifter har du alltid rätt att vända dig till Datainspektionen för framförande av ditt klagomål.

Ansvar
Klubben är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.

Kontakt
Om du har frågor, kommentarer eller klagomål rörande Hjorthundklubbens behandling av personuppgifter och efterlevnad av integritetsvillkoren eller tillämplig lag avseende skydd för personuppgifter, vänligen skicka e-post till Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.